Como toda agencia de comunicación, nos pasamos la vida (afortunadamente) elaborando propuestas para empresas y organizaciones que requieren servicios.

Hay tres tipos de clientes:

• El “ordeno y mando”: quiero que hagáis esto, esto y esto y os voy a pagar x.
• El “venid a verme” o “llámame que te lo cuento”….
• El “organizado” que envía un briefing que se supone describe el trabajo o proyecto, qué espera conseguir y contextualiza el pedido.

De los primeros dos no trataré, puesto que el primero no quiere más que realicemos una serie de tareas y desprecia o por lo menos deja claro que no pagará por nuestras ideas. Simplemente quiere a un hacedor y el segundo a menudo nos utiliza para aclarar sus ideas o incluso definirlas y poder así hasta prescindir de nuestros servicios o buscarlos en otro sitio.

Me centraré en el tercero. Se presupone que un mando intermedio o directivo es capaz de gestionar los servicios que requiere y por tanto se tomará el tiempo y dedicación necesarios para reclamar ofertas de una manera seria y profesional.

La realidad es que nos encontramos en la mayoría de los casos con “briefings” deficientes, incomprensibles o directamente inservibles.

A menudo hemos pensado ofrecer cursos express para que los peticionarios de servicios elaboren briefings decentes. Sería un gran beneficio para clientes y proveedores.

Ahí va nuestro manual para el buen briefing, que, por supuesto, deber ser un documento:

• Salvo que el proveedor sea un habitual y os conozca bien, ponle en situación. Las agencias o sus profesionales no suelen ser adivinos y a menudo los clientes, aunque no se den cuenta, omiten información importante para que la agencia evite ofrecer cosas que no podemos hacer, son imposibles o ya hemos hecho o hacemos.
• Aparte de describir el proyecto o trabajo, describe claramente cuales son tus expectativas. Hay que definir logros, resultados o mejoras de forma clara para que el proveedor evalúe también bien sus capacidades y si puede cumplir tus expectativas.
• Conviene establecer claramente la horquilla presupuestaria. En comunicación todo es posible y sus costes también. Es muy injusto establecer objetivos ambiciosos que no estamos dispuestos o no podemos permitirnos para solo decirle al proveedor al final que su oferta ha sido muy o algo más cara. No nos engañemos. Los clientes van a precio casi siempre. El proveedor elaborará así una propuesta realista y ajustada a tus necesidades y posibilidades.
• También conviene que se expliciten tus condiciones de tiempos, frecuencias, reporting Si no lo haces, luego no te quejes. Puedes ver defraudadas tus expectativas o haber “comprado” un servicio más barato pero deficiente.

Que duda cabe que en nuestro sector la relación, el rodaje y el conocimiento mutuo son importantísimos, pero cuando se reclaman nuevos servicios, un buen briefing es la única manera de conseguir propuestas atinadas y comparables, algo esencial para tomar la decisión más acertada.